Фискализированная версия Front Office

Это одна из наиболее распространенных систем для службы приёма и размещения в мире. Её выбрали Hilton International, InterContinental, Mandarin Oriental, Forte, CIGA и многие другие международные цепи гостиниц, а также и независимые гостиницы по всему миру.

Российскими пользователями системы стали как отели международных сетей - Рэдиссон САС Лазурная (Сочи), Рэдиссон Славянская (Москва), Марриотт Аврора Люкс (Москва), Марриотт Гранд (Москва), Марриотт Тверская (Москва), Шератон Палас Отель (Москва), Балчуг Кемпинский (Москва), Гранд Отель "Европа" (Санкт-Петербург), так и независимые отели и гостиничные комплексы - "Аэростар" (Москва), "Ватутинки" (Москва), "Золотое Кольцо" (Москва), "Президент" (Москва), "Прибалтийская" (Санкт-Петербург).

Общий обзор системы

Fidelio Front Office - система автоматизации работы службы приема и размещения гостей.
Fidelio Front Office позволяет ускорить и упростить выполнение персоналом функций, необходимых для обслуживания гостей, управления службами гостиницы и поддержания эффективной работы всей гостиницы.

Система Fidelio Front Office позволяет вести индивидуальные и групповые резервирования номеров, регистрацию, размещение и выписку гостей, а также осуществлять управление номерным фондом.

В информационной сети Fidelio Front Office является центральным звеном, куда стекается информация их других модулей - тарификатора звонков, платного телевидения, ресторанного комплекса и т.д.

Комплекс Fidelio Front Office упрощает и ускоряет процесс бронирования, поселения и выписки гостей; хранит имена, названия организаций-клиентов, когда-либо проживавших в гостинице. С его помощью Вы в любой момент можете получить информацию о наличии комнат, времени и количестве ожидаемых приездов и отъездов, проанализировать заполняемость, а значит, правильно определить ценовую политику гостиницы. Система Fidelio Front Office позволяет эффективно работать с большими группами.

Fidelio Front Office имеет мощный аналитический блок, позволяющий получить любую отчетность и статистику за любой период времени.

Fidelio Front Office гарантирует защиту от неоплаты гостями проживания и других услуг, несанкционированных поселений.

Fidelio Front Office, "Фиделио" Система Портье, - это мощный инструмент, позволяющий существенно повысить уровень обслуживания гостей и увеличить прибыль.

Fidelio Front Office - "Фиделио" Система Портье состоит из взаимосвязанных программных модулей управления гостиницей, работающих совместно, что позволяет повысить эффективность работы данного предприятия. Все модули системы Front Office разработаны с учётом возможности быстрого обучения работе с ними.

Стандартный пакет системы Front Office представляет собой полный набор модулей, необходимых для управления гостиницей, включающий в себя "Бронирования", "Службу приёма", "Кассирские функции", "Управление номерным фондом", "Ночной аудит", "Управление досугом", "Тарифы и Наличие комнат", "Группы и Блоки", "История гостей и Профайлы", "Отчёты и Безопасность". Многие другие функции, наличие которых определяется желанием гостиницы, позволяют построить систему Front Office в соответствии с нуждами любой гостиницы, согласно ее размеров и требований.

В системе Front Office существует возможность взаимодействия с системами третьих фирм (телефонные станции, платное телевидение и т.п.). Дополнительно Front Office может быть объединён с другими продуктами Fidelio, такими как Sales and Catering (Система управления продаж и маркетинга), Food and Beverage (Система складского учета), Accounts Receivable (Система контроля дебиторов), Travel Agent Processing (Система расчета с турагентами) и Frequent Flyer (Система частого гостя). Front Office также может взаимодействовать с рядом централизованных систем бронирования (PIERRE, MARSHA и т.д.)

Архитектура Системы

• Сеть: поддерживаются Windows NT Server 4.0 или Novell IntraNetware 4.Х.
• База данных: xBase под DOS 6.22/Windows 3.11 или СУБД ORACLE
• Клиент (пользователь): Windows NT 4.0 Workstation или Windows 95.

Конфигурация Оборудования

• Сервер Приложений: Мощность зависит от количества комнат в гостинице.
• Базовая система - 166MHz Pentium, 128M RAM, с 4G hard drive.
• Стандартный Компьютер Пользователя: 166MHz Pentium, 32M RAM, стандартный hard drive.

Программные Модули

Ниже приведён краткий список основных модулей, предлагаемых системой Front Office.

Бронирование: Front Office обеспечивает автоматизацию всех этапов процесса бронирования, от установления тарифов и непосредственного бронирования до внесения изменений, подселений и профайлов (учетных карточек).

• Множество Типов Бронирования: для Индивидуалов, Компаний, Агентств, Источников и Групп.
• Простота настройки: значения по умолчанию, автоматический расчет, выбор из списка.
• Получение информации о Доступности тарифа/типа комнат (можно соотносить со стратегией коммерческого отдела).
• Экран доступности тарифов/типов комнат отражает важные события.
• Бронирования в листе ожидания.
• Создание подселения.
• Поощрение гостей и регистрация членов различных программ.
• Профайлы гостей, компаний, турагентств, источников и групп можно связать с бронированием.
• Управление комнатами.
• Неограниченное количество тарифов. Автоматическое или ручное назначение тарифов.
• Возможность представления тарифа в различных валютах.
• Автоматическая рассылка по факсу или электронной почте писем-подтверждений, составленных пользователем.
• Гибкая система разделения счета гостя.
• Свыше 30 критериев для поиска бронирования (т.е. фамилия, имя; часть фамилии, дата прибытия/отъезда, название компании/турагентства/источника, номер бронирования, номер гостевой карты и проч.)
• Модификация, отмена, восстановление бронирования
• Возможность копирования бронирования.
• Простота автоматического назначения комнат по дате прибытия, в порядке групп, по тарифам, кодам рынка, типам комнат, особенностям комнат и проч.
• Управление сообщениями для гостей и поддержка множества языков.
• Указания службам гостиницы (цветы, дополнительная кровать и пр.). Некоторые указания могут исполняться автоматически в определённую дату (изменения тарифа, количества проживающих и пр.)

Группы и Блоки: Front Office эффективно управляет групповыми бронированиями для туристов, съездов, конференций и других крупных событий.

• Возможность бронирования блоков для групп. Блоки можно настроить на превышение количества бронирований (эластичные блоки).
• Специальные групповые тарифы.
• Взаимосвязь с системой отдела продаж и маркетинга Fidelio Sales and Catering.
• Освобождение комнат из блока за несколько дней до приезда группы (настройка).
• Автоматическое высвобождение из блока непроданных комнат.
• Серии групп (повторяющиеся блоки).
• Создание списка группы.
• Автоматическое назначение комнат, возможно основанное на типе/особенностях комнат.
• Групповое или индивидуальное заселение.
• Групповое изготовление магнитных карточек-ключей.
• Групповые или индивидуальные сообщения и указания.
• Начисления на групповой счёт или на индивидуальный.
• Статистика и отчёты по группам.

Тарифы и Доступность Комнат: Front Office содержит "инструмент" для ведения коммерческой стратегии максимизации заполняемости и доходов гостиницы.

• Поддержка неограниченного числа тарифов.
• Доступность тарифа может основываться на коде тарифа или его категории.
• Изменение доступности кода тарифа, категории тарифа или типа комнаты глобально или на основе дат или дней недели.
• Статус комнат может быть: Открытым, Закрытым, Закрытым на дату, минимальный срок проживания и пр.
• Таблица тарифов позволяет выбрать доступные тарифы на основе данных бронирования.
• Настройка возможного перенаселения по дням и по типам комнат.
• Превышение заполняемости гостиницы для важных гостей VIP.

Пакеты: Front Office управляет обширным комплексом пакетных требований.

• Пакетные цены могут быть добавлены к тарифу или включены в него.
• Цены элементов пакета могут выводиться в отдельные строки счёта.
• Цены элементов пакета могут устанавливаться для взрослых, детей, на человека или на комнату.
• Возможность начислений с определённым временным ритмом (например, каждые два дня, только по средам и пр.).
• Взаимодействие с POS (точками продаж) для упрощения учёта стоимости питания.

Портье (Заселение, Проживающие): Полный набор критериев для работы службы приёма.

• Списки прибывающих и проживающих гостей по более чем 30 признакам.
• Быстрый поиск гостя для его заселения, просмотра или изменения информации.
• Показ доступных комнат по их типам, любому набору особенностей и по статусу.
• Возможность автоматического назначения комнат.
• Возможность быстрого заселения гостя без предварительного бронирования.
• Изменение любых данных бронирования.
• Возможность печати регистрационной карты гостя в виде стандартизованного формуляра.
• Одновременный просмотр до четырёх счетов для одного гостя.
• Интерфейс с авторизационным центром кредитных карт.
• Авторизацию кредита можно настраивать на основании тарифа.
• Сообщения для множества гостей на языке, определяемом пользователем. Рассылка сообщений для индивидуалов или групп (на основании статуса VIP, статуса прибытия/отъезда, групп и пр.).
• Сортировка, показ и печать сообщений.
• Автоматическое назначение прямых входящих номеров для факсов, модемов, телефонов и пр. в гостевых номерах.
• Ведение истории комнаты.
• Переселения из комнаты в комнату.

Профайлы и История Гостей: Front Office аккумулирует данные и управляет информацией, которая делает процесс бронирования более эффективным в плане качества услуг гостям и увеличения выручки.

• Создание профайлов гостей, компаний, агентств и источников.
• Наличие более 20 стандартных полей и также дополнительные поля, по желанию гостиницы.
• Поддержка программ "Частого Гостя".
• Предпочитаемый гостем номер комнаты устанавливается автоматически при бронировании.
• Возможность ведения списка гостей с заканчивающимся кредитом и "чёрного списка" предприятий-неплательщиков.
• Автоматический расчет комиссионных агентствам, источникам и гостям.
• Хранение в профайле информации о кредитных картах гостя.
• Объединение профайлов.
• Статистика по выручке и ночам проживания хранится за три прошедших года.
• Удаление не используемых профайлов.
• Создание форм писем по критериям, основанным на пожеланиях предприятия, гостиницы.
• Отчёты по статистике включают в себя выручку, приезды, "сутки", неявки, отмены и пр. по гостям, компаниям, агентствам и источникам.

Счета Гостей: модуль системы Front Office, управляющий счетами, позволяет вести подробную базу данных депозитов, оплат, налогов и других признаков, относящихся к счетам и оплатам.

• До 799 устанавливаемых предприятием кодов услуг.
• Множество методов платежа (кредитные карты, валюты, банковские трансферты, пр.).
• Инструкции перенаправления для автоматических специальных начислений с установлением даты или без нее.
• Изменение и разделение начислений.
• Снятие сумм с тарифов и других начислений вручную. Снятие налогов.
• Безналичные счета.
• Начисления после выписки.
• Показ и печать счетов выехавших гостей.
• Интерфейсы с точками продаж POS, телефонной системой, мини-барами, платным телевидением и пр.
• Принятие депозита при бронировании.

Выписка, Счета и Кассирские функции: модуль системы Front Office Кассир ведает выпиской (расчётом) гостей и ведением счёта гостя.

• Счета гостей можно вести на 5 языках.
• Печать полного, предварительного, промежуточного, информационного счетов и счёта-фактуры.
• Детальный счёт, счёт по статьям расходов, суммарный ежедневный счёт для группы и более 20 других стилей счёта.
• Ранний выезд (расчёт) с начислением тарифа и налога.
• Автоматическое обнаружение позднего выезда (расчётный час).
• Неограниченное число методов оплаты (кредитные карты, наличные, безналичные и пр.)
• Счета, хранящиеся в базе данных, можно распечатать на основании различных критериев.
• Групповая выписка (расчёт).
• 99 номеров кассиров.
• Обмен валюты.
• Журнал работы кассиров. Закрытие работы кассира с автоматическим подсчётом баланса.
• Фиксированный стартовый баланс и возможность его уменьшения.

Ночной Аудит: Закрытие финансового дня и все бухгалтерские функции за день.

• Автоматическое начисление тарифов за проживание и налогов, а также другие фиксированные начисления.
• Выявление гарантированных неявок, изменение статуса негарантированных неявок.
• Показ информации о кассирах с незакрытой кассовой сменой, неоплаченных отъездах, неявках.
• Подготовка и печать неограниченного числа отчётов (настроенных пользователем).
• Резервное копирование.
• Устанавливаемый порядок ведения процедур Ночного Аудита, выбор управленческих отчётов.

Отчёты: генератор отчётов системы Front Office обеспечивает полным спектром стандартных и определённых предприятием отчётов.

• Меню отчётов по Проживающим Гостям, Бронированиям, Финансам, Ночному Аудиту, Номерному фонду, Профайлам, Статистике и прочие.
• Файлы настройки принтеров, определяемые пользователем.
• Сравнения с предыдущим годом/днём/месяцем и бюджетом.
• Модуль переписки (объединение, ярлыки, письма-подтверждения и пр.).
• Факсовый интерфейс.

Управление Номерным Фондом: Модули Front Office работают с номерным фондом гостиницы.

• Статус Номерного фонда по типу комнаты.
• Назначение комнат и отчёты по всем распределениям.
• Задание горничным
• Отчёты по работе горничных.
• Отчёты по несоответствиям состояния комнат.
• Изменение статуса комнат посредством телефонного интерфейса.
• Функциональные клавиши для вывода на экран статуса комнат.
• Опция быстрой уборки.
• Не заселяемые комнаты и "комнаты на ремонте".

Управление Досугом: Неограниченное число занятий, забронированное на определённое время - теннис, гольф, парикмахерская и пр.

• Графическое представление расписания досуга.
• Временные промежутки определяются пользователем.
• Ценовая политика в зависимости от времени года и дней недели.
• Бронирование досуга для проживающих гостей, не проживающих, для сотрудников.

Настройка и Конфигурация: Эти возможности системы Front Office позволяют запустить систему в работу, а также наладить и изменить систему в соответствии с нуждами предприятия.

• 32 различных типа комнат.
• Поддержка неограниченного количества комнат
• 10 типов бронирования.
• 799 кодов услуг.
• Настраиваемая пользователем система поощрения гостей.
• Поддержка множества языков.
• Поддержка множества валют и пересчёт их курсов.
• Коды рынка, коды источников, коды регионов.
• Более 100 параметров "включаются" при настройке Front Office для учёта стран, налогов и пр.
• Неограниченное количество пользователей.
• Внешние программы (DOS) можно вызывать из главного меню Fidelio.
• Стандартные тексты (на различных языках) для регистрационных карт, писем-подтверждений, счетов и пр. составляются пользователем.
• Настройка основных данных гостиницы (десятичные знаки, страна по умолчанию, валюта по умолчанию, НДС, процент комиссионных).
• Устанавливаемый порядок ведения процедур Ночного Аудита, выбор управленческих отчётов.

Безопасность: невидимый модуль безопасности защищает от потерь информации и от неавторизованного доступа к системе.

• Идентификатор ID и пароль пользователя уникален для каждого пользователя системы.
• Журнал работы пользователей записывает работу всей системы.
• Права пользователя определяют доступ к тем или иным модулям системы.
• Специальная идентификация кассиров.
• Пароли можно устанавливать с ограничением срока действия.
• Действие ID пользователей может быть приостановлено для запрещения доступа без удаления информации пользователя.

Интерфейсы: Front Office может взаимодействовать с различными системами MICROS-Fidelio и третьими системами.

• Front Office и система Sales and Catering.
• Front Office и система HRS Back Office.
• Телефонные системы и системы тарификации телефонных звонков.
• Система управления рестораном Micros
• Системы электронных замков
• Система авторизации кредитных карт.
• Инженерный модуль и модуль управления энергией.
• Система голосовой почты.
• Пейджинговая система.
• Другие системы управления.
• Системы Мини-баров.

Настраиваемость и простота в обращении: дизайн системы Front Office включает в себя множество функций, упрощающих обучение и работу пользователя.

• Быстрый доступ к наиболее употребляемым функциям из любой точки системы с помощью функциональных клавиш.
• Конфигуратор экрана позволяет гостинице настроить вид экранов профайлов и бронирований.
• Пользователь настраивает цвет экрана, меню для выбора, тексты помощи, заполняемые поля и пр.
• Поэтажный план гостиницы
• Встроенные возможности, такие как подсчёт курса валют и вставка текста.